Amaç
Bu prosedür, General Group Co.’nun belgelendirme faaliyetlerini gizli ve tarafsız tutmak için kullandığı yöntemleri ve bunlarla kimlerin bağlı olduğunu belirler.
Kapsam
Sunduğumuz her belgelendirme hizmetine ve buna katılan herkese uygulanır: kendi personelimiz, denetçiler, teknik uzmanlar, komite üyeleri ve görevlendirilen her üçüncü taraf.
Gizliliği nasıl koruyoruz
- Bir belgelendirmeye bağlı tüm doküman ve kayıtlar — raporlar, yazışmalar, e-postalar ve elektronik kopyalar — gizli kabul edilir ve kontrollü bir arşivde tutulur.
- Bir değerlendirmede yer alan herkes, müşteri bilgilerine erişim verilmeden veya bir işe atanmadan önce Gizlilik, Bağımsızlık ve Tarafsızlık taahhüdünü (GC-FR-008) imzalar.
- Komite üyeleri ayrı bir gizlilik taahhüdü (GC-FR-009) imzalar; görevlendirilen her üçüncü taraf bir üçüncü taraf taahhüdü (GC-FR-010) imzalar ve yalnızca yönetim onayıyla hareket edebilir.
- Bilgiler yalnızca kanunun gerektirdiği hâllerde açıklanır ve yasaklanmadıkça, neyin kime verileceği size bildirilir.
Tarafsızlığı nasıl güvence altına alıyoruz
- Üst yönetim, tüm birimlerin uyduğu resmî bir tarafsızlık beyanı yayımlar.
- Tarafsızlığa yönelik her tehdit — ilişkiler, mali durum, pazarlama, ortak kaynaklar veya grubun başka yerlerindeki diğer hizmetler kaynaklı — belirlenir ve Olası Çıkar Çatışmaları Listesine (GC-LS-001) kaydedilir.
- Her tehdit analiz edilir ve bir tarafsızlık komitesinin gözetiminde, tehdidi ortadan kaldıracak veya kabul edilebilir düzeye indirecek bir önlem uygulanır.